Ospite del podcast: Johan Lundin, Co-Fondatore e CEO, Agendo
Conduttrice: Laura Heuer, Sensorberg (Head of Sales & Marketing)
Argomento: Edifici multifunzionali — Prenotazioni, controllo accessi e l’operatore completamente automatizzato
Panoramica dell’episodio
In questo episodio di The Smart Storage Talk, Laura Heuer si confronta con Johan Lundin, co-fondatore e CEO di Agendo — un sistema operativo con sede a Stoccolma per spazi condivisi.
Johan ha fondato Agendo nel 2020 con un’idea semplice: gli operatori di spazi condivisi — che si tratti di sale conferenze, unità di self storage o postazioni di coworking — non dovrebbero dover gestire alcuna attività amministrativa. Un cliente effettua una prenotazione, paga e ottiene l’accesso. L’operatore supervisiona. Il sistema gestisce tutto il resto.
Agendo si è recentemente integrato con Sensorberg One Access, rendendo questo flusso completamente automatizzato una realtà concreta: una prenotazione attiva l’accesso, e la fine di una prenotazione lo revoca — senza alcun passaggio manuale.
Insieme, Laura e Johan affrontano:
- Perché gli edifici multifunzionali rappresentano un’opportunità di ricavo sottoutilizzata — e come sfruttarla senza aggiungere personale
- Cosa frena gli operatori dal passare alla gestione completamente senza personale, e cosa mostrano realmente i dati
- Perché gli operatori dovrebbero progettare prima il flusso digitale e solo dopo costruire il modello di business — e non viceversa
- Come i sistemi digitali rivelano comportamenti dei clienti che le operazioni analogiche non potrebbero mai mostrare
- Silver Plate: una nuova iniziativa per offrire agli operatori alle prime armi un unico referente, un’unica fattura e un unico punto di responsabilità verso tutti i fornitori
Questo episodio è essenziale per operatori di self storage, investitori immobiliari e chiunque stia pianificando o modernizzando una struttura multifunzionale.
Cos’è Agendo
Agendo è una piattaforma di prenotazione e gestione operativa per spazi condivisi, fondata a Stoccolma nel 2020. Funziona come sistema white-label integrato nel sito web dell’operatore — i clienti non vedono mai il marchio Agendo. Da lì gestisce prenotazioni, pagamenti ricorrenti, periodi di preavviso e consegna digitale dell’accesso. Agendo serve sale conferenze, self storage, coworking, alloggi per studenti e spazi condivisi di nicchia come i simulatori di golf. La piattaforma si sta ora espandendo in Europa.
Cos’è Agendo — e perché dovrebbe interessare agli operatori di self storage?
La risposta breve, nelle parole di Johan: “Vuoi vederci il meno possibile.”
Agendo è deliberatamente invisibile. I clienti prenotano sul sito web dell’operatore, pagano attraverso il flusso di pagamento dell’operatore e ricevono l’accesso tramite il proprio telefono. Agendo gestisce la logica dietro tutto questo — e si collega direttamente a Sensorberg One Access per controllare la porta fisica.
Johan: “Il nostro flusso ideale è un flusso completamente automatizzato per il cliente. Fare la prenotazione, effettuare il pagamento e ottenere l’accesso. E tu, come proprietario o operatore, non devi fare praticamente nulla, se non supervisionare e assicurarti che le strutture siano in ordine. La parte amministrativa dovrebbe risolversi da sola.”
Per il self storage in particolare, il modello si adatta perfettamente. Un inquilino prenota un’unità, paga una quota iniziale e viene addebitato automaticamente ogni mese finché lui o l’operatore non termina l’abbonamento. L’accesso è attivo dal momento in cui inizia la prenotazione. Quando il contratto termina, l’accesso si interrompe.
Perché l’uso multifunzionale è un’opportunità più grande di quanto la maggior parte degli operatori immagini
Il self storage non esiste in isolamento. Molti operatori hanno anche postazioni di coworking, sale riunioni, noleggio di furgoni o spazi scomodi di cui non sanno bene cosa fare. La tesi di Johan è che l’infrastruttura digitale — prenotazione più controllo accessi — è ciò che trasforma quello spazio inutilizzato in ricavo.
Lo ha visto in tutta la base clienti di Agendo:
Johan: “Hai un’azienda che gestisce diversi self storage, ma ha anche un coworking, e affitta anche uffici. Di solito, il self storage fa parte di un contesto più ampio. Possiamo gestire anche altre attività collaterali. E il valore di avere tutto in un unico sistema è evidente — perché non devi perdere tempo a copiare e incollare informazioni tra sistemi diversi.”
L’esempio più sorprendente che porta riguarda le sale conferenze. In molti edifici per uffici, sale splendidamente arredate restano vuote per gran parte della giornata — usate per due riunioni interne, con un costo per l’organizzazione di 1.000 € al mese o più. La stessa sala, aperta a prenotazioni esterne a poche centinaia di euro l’ora, potrebbe generare il doppio. La tecnologia per farlo esiste già. Ciò che manca è la volontà di aprire l’edificio.
Johan: “Quello spazio probabilmente costa 1.000 € al mese. Senza alcuno sforzo, potresti affittarlo e guadagnare 2.000 € se sei aperto all’idea.”
L’ostacolo di solito non è tecnico. È che gli operatori danno per scontato che aprire uno spazio a prenotazioni esterne significhi più amministrazione, più chiavi, più coordinamento. Con l’integrazione Agendo–Sensorberg, non significa nulla di tutto questo. La prenotazione controlla l’accesso. Il sistema si gestisce da sé.
L’esperienza dell’operatore: da “scriveteci una email per verificare la disponibilità” al check-in immediato
L’interesse di Johan per il self storage non è solo professionale. Di recente ha provato ad affittare un’unità lui stesso durante un trasloco — e si è scontrato direttamente con tutto ciò che ancora non funziona nel modo in cui molte strutture operano.
Johan: “Vado sul sito web e devo compilare un modulo via email per vedere se c’è qualcosa di disponibile. E poi devo aspettare che mi rispondano. Sono passati due giorni e avrei già potuto iniziare a spostare le mie cose.”
Questo è il ricavo che si perde ogni giorno nelle strutture che non hanno fatto la transizione digitale. Un potenziale inquilino che ha bisogno di un deposito subito — per un trasloco, una ristrutturazione, un evento di vita — non ha due giorni. Trova una struttura che gli permette di prenotare in cinque minuti, e quella con il modulo via email perde l’affare definitivamente.
Laura collega questo direttamente a ciò che Sensorberg sente dagli operatori:
Laura: “Abbiamo meno spazio a casa per riporre le nostre cose. Le nostre vite sono più flessibili. Le persone si spostano. La domanda è strutturale — ed è immediata.”
Progetta prima per il digitale. Poi costruisci il tuo modello di business.
Uno degli scambi più pratici dell’episodio avviene quando Laura chiede cosa gli operatori sottovalutano quando provano a digitalizzarsi. La risposta di Johan è controintuitiva.
Il problema non è la tecnologia. È che gli operatori progettano prima modelli di business complessi — più livelli di abbonamento, regole di accesso diverse, prezzi diversi per ciascuno — e solo dopo cercano di farli rientrare in un flusso di prenotazione digitale. A quel punto, la complessità è già radicata e il sistema non riesce a gestirla in modo pulito.
Johan: “Di solito, quando le persone ideano i loro modelli di business, non pensano a come questo verrà gestito digitalmente. Diventa complicato piuttosto in fretta. Se ci pensi — mettilo prima in un flusso digitale. Cosa ha senso in un flusso digitale? Come puoi semplificare le tue regole di business?”
Il suo consiglio per chi inizia: mantieni tutto semplice. Un solo tipo di abbonamento. Prezzi chiari. Condizioni trasparenti. I clienti lo capiscono immediatamente, e il sistema può gestirlo senza eccezioni.
Johan: “Mantieni tutto semplice. Se stai iniziando, rendi tutto molto chiaro — perché è molto chiaro anche per i clienti. Ecco cosa significa essere trasparenti.”
Non sta dicendo che la complessità non sia mai giustificata. Ma bisogna essere aperti alla possibilità che alcune cose percepite come elementi necessari del modello di business fossero in realtà solo qualcosa che non era mai stato messo in discussione.
Osa passare a una gestione completamente senza personale
La paura di gestire una struttura senza personale in loco è reale. Laura la sente costantemente dagli operatori che valutano questo passo. La risposta di Johan è fare riferimento a cinque anni di esperienza concreta.
Johan: “Osa diventare completamente digitale. Osa non avere personale. Penso che sia un grande passo per chi lavora nel settore immobiliare — lasciare andare il controllo diretto. Fa un po’ paura. Ma lavoriamo con queste situazioni da quasi cinque anni.”
Agendo gestisce diversi spazi propri senza personale — inclusi simulatori di golf — come modo per testare ciò che chiede ai propri clienti di accettare. I risultati sono stati costanti.
Johan: “Abbiamo 2.500 clienti nelle nostre attività interne che sono senza personale, abbinate ad accesso digitale, aperte fino a tarda notte. Di questi — forse lo 0,2% non è riuscito a seguire il percorso e ha avuto bisogno di aiuto. Ci sono enormi vantaggi se osi semplicemente lasciarla senza personale.”
La sua spiegazione del perché funziona è memorabile:
Johan: “Le persone sono sorprendentemente autonome quando non c’è nessuno. Se c’è qualcuno, tendono ad adagiarsi — corrono semplicemente dalla persona più vicina. Se sono da sole, si prendono altri 10 secondi e pensano, ‘ok, quindi, ah, devo andare lì.’ E lo capiscono da sole.”
Laura aggiunge il complemento pratico: segnaletica chiara, un flusso digitale semplice e un canale di contatto per i casi particolari sono tutto il supporto di cui hai bisogno. Non serve nessuno in loco.
Le operazioni digitali rivelano comportamenti dei clienti che altrimenti non vedresti mai
Laura solleva un punto che spesso viene trascurato nella conversazione sulla digitalizzazione: i dati.
Quando ogni prenotazione, evento di accesso e cancellazione passa attraverso un sistema digitale, gli operatori possono vedere cose prima invisibili — quando i clienti preferiscono accedere alle proprie unità, quali dimensioni di unità sono più richieste in quali periodi dell’anno, con quanto anticipo le persone prenotano, cosa scatena un trasloco in uscita.
Laura: “Se hai tutto intelligente e digitale, puoi provare a capire i tuoi clienti — perché puoi vedere tutto. Quali sono i loro comportamenti di prenotazione preferiti? Avere tutto in modo smart, sì, richiede un investimento iniziale. Ma alla fine puoi capire il comportamento dei tuoi clienti e scalare da lì.”
Il consiglio di Johan ai nuovi clienti è sempre lo stesso: prima di cambiare qualsiasi cosa, fai tu stesso il percorso del cliente. Prenota tramite il tuo sito web, effettua un pagamento, verifica come appare e come si sente l’esperienza di accesso. Poi guarda i tuoi dati.
Johan: “Quando fai una modifica — cambi un prezzo, cambi una descrizione, cambi un’immagine — vai semplicemente a controllare il percorso del cliente. Guardalo come lo guarderebbe il cliente. Chiediti sempre: questo ha senso? Questo non ha senso?”
Silver Plate: un solo referente, una sola fattura, un problema in meno
La parte finale della conversazione affronta un punto dolente che sia Laura che Johan incontrano costantemente: nuovi operatori che sanno cosa vogliono costruire, ma non hanno idea di come coordinare i fornitori necessari per realizzarlo. Sistema di prenotazione, controllo accessi, videosorveglianza, installatore, allarme, conformità assicurativa — tutte conversazioni separate, preventivi separati, tempistiche separate.
Johan sta lanciando un’iniziativa — ancora in fase riservata — chiamata Silver Plate. Il concetto: un unico interlocutore che coordina tutti i sub-fornitori, consegna la soluzione completa e la fattura come un’unica quota mensile.
Johan: “La visione è consegnarla su un piatto d’argento. Il cliente ha un unico punto di contatto. Puoi chiamare una persona e dire, ‘Non capisco questo preventivo. Questo sistema funziona con quell’altro? È conforme alla mia assicurazione?’ Un’unica risposta. Tutto qui.”
L’attrattiva è tanto pratica quanto commerciale. Oggi, coordinare più fornitori può aggiungere settimane o mesi a un progetto prima ancora che una piattaforma di prenotazione come Agendo vada online. Silver Plate comprime drasticamente questi tempi.
Johan: “Hai un self storage, ti servono questo, questo, questo e quello, e vuoi essere online il 1° agosto. Ti costerà tot al mese. Prima fattura: 15 agosto. Sei pronto a partire. Questo è tutto ciò che devi sapere.”
Silver Plate non fa parte di Agendo e opererà come iniziativa indipendente. Johan la vede come un modo per rendere l’intero ecosistema — incluso Agendo — più facile da adottare.
Punti chiave
- L’integrazione Agendo–Sensorberg crea un flusso di check-in completamente automatizzato: la prenotazione attiva l’accesso, la fine della prenotazione lo revoca — senza alcun passaggio manuale
- Gli edifici multifunzionali rappresentano un’opportunità di ricavo sottoutilizzata; la stessa infrastruttura digitale che gestisce il self storage può aprire sale conferenze, postazioni di coworking e spazi inutilizzati a prenotazioni esterne
- Progetta il tuo modello di business prima per un flusso digitale — la complessità che non può essere espressa in modo pulito in un sistema di prenotazione è un segnale per semplificare, non per cercare una scorciatoia
- La paura di passare a una gestione completamente senza personale è comprensibile ma non giustificata dai dati: il 99,8% dei clienti in spazi senza personale si gestisce da solo senza problemi
- Le operazioni digitali rivelano comportamenti dei clienti che le strutture analogiche non potrebbero mai mostrare — usali per adattare il tuo modello e scalare con fiducia
- Gli operatori alle prime armi non dovrebbero dover coordinare cinque fornitori da soli; iniziative come Silver Plate indicano un futuro in cui l’intero stack digitale viene consegnato come un unico servizio gestito
La tecnologia per gestire una struttura senza alcuna amministrazione manuale esiste già. La domanda è se gli operatori osano usarla.
