Invitado del podcast: Johan Lundin, Cofundador y CEO, Agendo
Presentadora: Laura Heuer, Sensorberg (Head of Sales & Marketing)
Tema: Edificios de uso mixto — Reservas, control de acceso y el operador totalmente automatizado
Resumen del episodio
En este episodio de The Smart Storage Talk, Laura Heuer se sienta con Johan Lundin, cofundador y CEO de Agendo — un sistema operativo para espacios compartidos con sede en Estocolmo.
Johan fundó Agendo en 2020 con una idea sencilla: los operadores de espacios compartidos — ya sean salas de conferencias, unidades de self-storage o escritorios de coworking — no deberían tener que realizar ninguna tarea administrativa. Un cliente hace una reserva, paga y obtiene acceso. El operador supervisa. El sistema se encarga de todo lo que hay entre medias.
Agendo se integró recientemente con Sensorberg One Access, haciendo realidad ese flujo totalmente automatizado: una reserva activa el acceso, y el fin de una reserva lo revoca — sin ningún paso manual.
Juntos, Laura y Johan abordan:
- Por qué los edificios de uso mixto son una oportunidad de ingresos infrautilizada — y cómo aprovecharla sin incorporar personal adicional
- Qué frena a los operadores de adoptar un funcionamiento totalmente desatendido, y qué muestran realmente los datos
- Por qué los operadores deberían diseñar primero para un flujo digital antes de construir su modelo de negocio — y no al revés
- Cómo los sistemas digitales revelan el comportamiento del cliente que las operaciones analógicas nunca podrían mostrar
- Silver Plate: una nueva iniciativa para dar a los operadores principiantes un único punto de contacto, una única factura y una única responsabilidad frente a todos los proveedores
Este episodio es imprescindible para operadores de self-storage, inversores inmobiliarios y cualquier persona que planifique o modernice una instalación de uso mixto.
Sobre Agendo
Agendo es una plataforma de reservas y operaciones para espacios compartidos, fundada en Estocolmo en 2020. Funciona como un sistema de marca blanca integrado en el propio sitio web del operador — los clientes nunca ven la marca Agendo. Desde allí gestiona reservas, pagos recurrentes, períodos de preaviso y la entrega de acceso digital. Agendo presta servicio a salas de conferencias, self-storage, coworking, alojamiento para estudiantes y espacios compartidos de nicho como simuladores de golf. La plataforma está actualmente en expansión por Europa.
¿Qué es Agendo — y por qué deberían interesarse los operadores de self-storage?
La respuesta corta, en palabras de Johan: «Quieres vernos lo menos posible».
Agendo es deliberadamente invisible. Los clientes reservan en el sitio web del operador, pagan a través del flujo de pago del operador y reciben acceso a través de su teléfono. Agendo gestiona la lógica detrás de todo ello — y se conecta directamente con Sensorberg One Access para controlar la puerta física.
Johan: «Nuestro flujo ideal es un flujo completamente automatizado para el cliente. Realizar la reserva, efectuar el pago y obtener acceso. Y usted, como propietario u operador, no se supone que deba hacer nada, más que supervisar y asegurarse de que las instalaciones estén en orden. Las tareas administrativas deberían resolverse solas».
Para el self-storage en concreto, el modelo encaja perfectamente. Un inquilino reserva una unidad, paga una tarifa inicial y se le factura automáticamente cada mes hasta que él o el operador finaliza la suscripción. El acceso está activo desde el momento en que comienza la reserva. Cuando el contrato termina, el acceso se detiene.
Por qué el uso mixto es una oportunidad mayor de lo que la mayoría de los operadores creen
El self-storage no existe de forma aislada. Muchos operadores también disponen de escritorios de coworking, salas de reuniones, alquiler de camiones o espacios difíciles de aprovechar para los que no han encontrado uso. El argumento de Johan es que la infraestructura digital — reservas más control de acceso — es lo que convierte ese espacio muerto en ingresos.
Lo ha observado en toda la base de clientes de Agendo:
Johan: «Tiene una empresa con varios self-storages, pero también tiene un coworking, y también alquila oficinas. Normalmente, el self-storage forma parte de un contexto más amplio. Podemos gestionar también otros negocios secundarios. Y el valor de tenerlo todo en un solo sistema es evidente — porque no hay que perder tiempo copiando y pegando información entre diferentes sistemas».
El ejemplo más llamativo que menciona es el de las salas de conferencias. En muchos edificios de oficinas, salas magníficamente equipadas permanecen vacías la mayor parte del día — utilizadas para dos reuniones internas y con un coste para la organización de 1.000 € al mes o más. La misma sala, abierta a reservas externas a unos cientos de euros por hora, podría generar el doble. La tecnología para hacerlo ya existe. Lo que falta es la voluntad de abrir el edificio.
Johan: «Ese espacio probablemente cuesta 1.000 € al mes. Sin ningún esfuerzo, podría alquilarlo y ganar 2.000 € si está abierto a la idea».
El obstáculo normalmente no es técnico. Los operadores asumen que abrir un espacio a reservas externas significa más administración, más llaves, más coordinación. Con la integración Agendo–Sensorberg, no significa ninguna de esas cosas. La reserva controla el acceso. El sistema se gestiona solo.
La experiencia del operador: De «Escríbanos un correo» a la entrada inmediata
El interés de Johan en el self-storage no es solo profesional. Recientemente intentó alquilar una unidad él mismo mientras se mudaba — y se topó directamente con todo lo que sigue estando mal en cómo operan muchas instalaciones.
Johan: «Voy al sitio web y tengo que rellenar un formulario de correo electrónico para ver si hay algo disponible. Y luego tengo que esperar a que me respondan. Han pasado dos días y ya podría haber estado moviendo mis cosas».
Estos son los ingresos que se pierden cada día en las instalaciones que no han realizado la transición digital. Un posible inquilino que necesita almacenamiento ahora — por una mudanza, una reforma, un evento de vida — no tiene dos días. Encuentra una instalación que le permite reservar en cinco minutos, y la que tiene el formulario de correo electrónico pierde el negocio definitivamente.
Laura lo conecta directamente con lo que Sensorberg escucha de los operadores:
Laura: «Tenemos menos espacio en casa para guardar nuestras cosas. Nuestras vidas son más flexibles. La gente se mueve. La demanda es estructural — e inmediata».
Primero diseñar para lo digital. Luego construir el modelo de negocio.
Uno de los intercambios más prácticos del episodio surge cuando Laura pregunta qué subestiman los operadores cuando intentan digitalizarse. La respuesta de Johan es contraintuitiva.
El problema no es la tecnología. Es que los operadores diseñan primero modelos de negocio complejos — múltiples niveles de membresía, diferentes reglas de acceso, diferentes precios para cada uno — y solo entonces intentan encajarlos en un flujo de reserva digital. En ese punto, la complejidad ya está integrada y el sistema no puede gestionarla de forma limpia.
Johan: «Normalmente, cuando la gente desarrolla sus modelos de negocio, no piensan en cómo se va a gestionar digitalmente. Se complica bastante rápido. Si lo piensas — ponlo primero en un flujo digital. ¿Qué tiene sentido en un flujo digital? ¿Cómo simplificas tus reglas de negocio?»
Su consejo para los que empiezan: manténgalo simple. Un solo tipo de membresía. Precios claros. Condiciones transparentes. Los clientes lo entienden de inmediato, y el sistema puede gestionarlo sin excepciones.
Johan: «Manténgalo simple. Si está empezando, sea muy claro — porque también es muy claro para los clientes. Eso es lo que parece la transparencia».
No está diciendo que la complejidad nunca esté justificada. Pero esté abierto a la posibilidad de que parte de lo que parecía una característica necesaria del modelo de negocio era en realidad algo que nunca había sido cuestionado.
Atrévase a operar totalmente sin personal
El miedo a gestionar una instalación sin personal in situ es real. Laura lo escucha constantemente de los operadores que consideran dar ese paso. La respuesta de Johan es señalar cinco años de experiencia vivida.
Johan: «Atrévase a ser totalmente digital. Atrévase a no tener personal. Creo que es un gran paso para las personas del sector inmobiliario — soltar el control. Da un poco de miedo. Pero llevamos casi cinco años trabajando con estas situaciones».
Agendo gestiona varios de sus propios espacios sin personal — incluidos simuladores de golf — como forma de probar aquello en lo que pide a sus clientes que confíen. Los resultados han sido consistentes.
Johan: «Tenemos 2.500 clientes en nuestros negocios internos que están sin personal, combinados con acceso digital, abiertos hasta altas horas de la noche. De esos — quizás el 0,2% no ha podido seguir el proceso y necesitó ayuda. Hay enormes beneficios si se atreve simplemente a dejarlo sin personal».
Su explicación de por qué funciona es memorable:
Johan: «La gente es sorprendentemente autosuficiente cuando no hay nadie. Si hay alguien, se vuelven un poco cómodos — simplemente corren hacia la persona más cercana. Si están solos, se toman otros 10 segundos como: “bueno, entonces, ah, se supone que debo ir por allí.” Y lo resuelven».
Laura añade el complemento práctico: señalización clara, un flujo digital sencillo y un canal de contacto para casos excepcionales es todo el respaldo que necesita. No hace falta nadie en el sitio.
Las operaciones digitales revelan comportamientos de los clientes que nunca habría visto de otro modo
Laura plantea un punto que a menudo se pasa por alto en la conversación sobre digitalización: los datos.
Cuando cada reserva, evento de acceso y cancelación fluye a través de un sistema digital, los operadores pueden ver cosas que antes eran invisibles — cuándo los clientes prefieren acceder a sus unidades, qué tamaños de unidades tienen mayor demanda en qué épocas del año, con cuánta antelación reservan las personas, qué desencadena una baja.
Laura: «Si todo es inteligente y digital, puede intentar comprender a sus clientes — porque puede verlo todo. ¿Cuáles son sus comportamientos de reserva preferidos? Tener todo en modo inteligente, sí, requiere cierta inversión al principio. Pero eventualmente puede comprender el comportamiento de sus clientes y escalar desde ahí».
La recomendación de Johan a los nuevos clientes es siempre la misma: antes de cambiar nada, haga usted mismo un recorrido del cliente. Reserve a través de su propio sitio web, realice un pago, compruebe cómo es y cómo se siente la experiencia de acceso. Luego revise sus datos.
Johan: «Cuando haga un cambio — cambia un precio, cambia una descripción, cambia una imagen — simplemente revise el recorrido del cliente. Mírelo como el cliente. Pregúntese siempre: ¿esto tiene sentido? ¿Esto no tiene sentido?»
Silver Plate: Un contacto, una factura, un problema menos
La parte final de la conversación aborda un punto de dolor que tanto Laura como Johan encuentran constantemente: nuevos operadores que saben lo que quieren construir, pero no tienen idea de cómo coordinar los proveedores necesarios para construirlo. Sistema de reservas, control de acceso, videovigilancia, instalador, alarma, cumplimiento de seguros — todas conversaciones separadas, presupuestos separados, plazos separados.
Johan es pionero de una iniciativa — todavía en modo sigiloso — llamada Silver Plate. El concepto: un único interlocutor que coordina a todos los subproveedores, entrega la solución completa y la factura como una única tarifa mensual.
Johan: «La visión es entregarlo en bandeja de plata. El cliente tiene un único punto de contacto. Puede llamar a una persona y decir: “No entiendo este presupuesto. ¿Este sistema funciona con aquel sistema? ¿Cumple con mi seguro?” Una respuesta. Eso es todo».
El atractivo es tanto práctico como comercial. Hoy en día, coordinar múltiples proveedores puede añadir semanas o meses a un proyecto antes de que una plataforma de reservas como Agendo entre en funcionamiento. Silver Plate colapsa ese plazo.
Johan: «Tiene un self-storage, necesita esto, esto, esto y aquello, y quiere estar en línea el 1 de agosto. Le costará tanto al mes. Primera factura: 15 de agosto. Está listo para empezar. Eso es todo lo que necesita saber».
Silver Plate no es parte de Agendo y operará como una iniciativa independiente. Johan lo ve como una forma de hacer que todo el ecosistema — incluido Agendo — sea más fácil de adoptar.
Conclusiones clave
- La integración Agendo–Sensorberg crea un flujo de entrada totalmente automatizado: la reserva activa el acceso, el fin de la reserva lo revoca — sin ningún paso manual
- Los edificios de uso mixto son una oportunidad de ingresos infrautilizada; la misma infraestructura digital que gestiona el self-storage puede abrir salas de conferencias, escritorios de coworking y espacio no utilizado a reservas externas
- Diseñe primero su modelo de negocio para un flujo digital — la complejidad que no puede expresarse de forma limpia en un sistema de reservas es una señal para simplificar, no para buscar un rodeo
- El miedo a operar totalmente sin personal es comprensible pero no está justificado por los datos: el 99,8 % de los clientes en espacios sin personal se atienden solos sin problemas
- Las operaciones digitales revelan comportamientos de los clientes que las instalaciones analógicas nunca podrían observar — úselos para adaptar su modelo y escalar con confianza
- Los operadores principiantes no deberían tener que coordinar solos a cinco proveedores; iniciativas como Silver Plate apuntan hacia un futuro en el que la pila digital completa se entrega como un servicio gestionado único
La tecnología para gestionar una instalación sin ninguna administración manual ya existe. La pregunta es si los operadores se atreven a usarla.
